Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise nach Artikel 13 DSGVO (Informationspflicht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person) für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer*innen der UB der HSU / UniBw H

Die Universitätsbibliothek der Helmut-Schmidt-Universität/Universität der Bundeswehr Hamburg (UB HSU/UniBw H) nutzt für ihre Aufgabenerfüllung ein lokales Bibliothekssystem. Der Betrieb des lokalen Bibliothekssystems (LBS) ist eine netzbasierte Anwendungsdienstleistung durch die Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (LBS-Applikation Service Provider ASP-Dienst der VZG). Um Sie über die Datenverarbeitung durch die Bibliothek und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informationspflichten aus Artikel 13 DSGVO nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Umstände:

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Der Präsident der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg
Holstenhofweg 85, 22043 Hamburg,
E-Mail: [email protected] Telefon: (040) 6541- 2700

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 Abs. 1a DSGVO:

Die bzw. Der Beauftragte für den Datenschutz in der Bundeswehr (BfDBw)
Bundesministerium der Verteidigung, Fontainengraben 150, 53123 Bonn
E-Mail: [email protected] Tel. 01888 12 13 940 oder 01888 12 13 942

Sie können sich auch wenden an:
Administrative Datenschutzbeauftragte der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg (ADSB HSU/UniBw H)
Zentrale Verwaltung, Holstenhofweg 85, 22043 Hamburg
E-Mail: [email protected] Telefon: 040 / 6541 – 2131

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

• Benutzernummer
• Anrede
• Vor-, Nachname, Namenszusätze
• Geburtsdatum
• Semesteranschrift
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• bei ausländischen Nutzer*innen: Anmeldebestätigung in Deutschland
• Betriebliche Daten im Rahmen der Prozesse bei der Nutzung der Dienste der UB HSU/UniBw H (z.B. Leihfrist, Mahnstufe, Beginn und Ablauf der Nutzungs­berechtigung etc.
  
  

4. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen:

Siehe § 2 der Betriebsordnung der UB HSU / UniBw H:
Die Bibliothek der HSU (einschließlich der Fakultätsbibliotheken) ist eine der Öffentlichkeit zugängliche wissenschaftliche Bibliothek. Sie dient der Wissenschaft und der wissenschaftlichen Ausbildung. Die Aufgabe der Bibliothek besteht vor allem darin, Lehrenden und Studierenden zu ermöglichen, sich in möglichst umfassender Weise sowohl über den aktuellen Wissensstand einer Disziplin als auch über die historische Entwicklung dieses Wissens informieren können.

Zu den Vorgängen im Betriebsdienst der UB HSU/UniBw H gehören:

• Vormerkung
• Mahnung bei Verstoß gegen Rückgabepflichten
• Verwaltungsvollstreckung bei erfolgloser Mahnung zur Rückgabe
• Androhung des Ausschließens und Ausschließen von Personen von der Nutzung
• Ausleihe von Handapparaten für Lehrpersonal der HSU
• Entlastung von Ausleihenden bei Exmatrikulation oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Durchführung von Fernleihen (inclusive Abrechnung)
• Anfertigung von Vervielfältigungen
• Durchführung und Abrechnung von Reparatur oder Ersatz beschädigten Bibliothekseigentums
• Buchung von Arbeitsplätzen in der Bibliothek
  
  

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung:

Das Grundgesetz (GG) der Bundesrepublik Deutschland sichert in Art.2 (persönliche Freiheitsrechte) jedem das „Recht auf die freie Entfaltung seiner Persönlichkeit“ zu. Im Zusammenhang damit stehen die nachfolgenden Artikel des GG, insbesondere der Artikel 5 GG (Recht auf freie Meinungsäußerung). Das Recht, „seine Meinung in Wort, Schrift und Bild frei zu äußern und zu verbreiten“, ist unmittelbar verbunden mit dem Recht, „sich aus allgemein zugänglichen Quellen ungehindert zu unterrichten“ (Art.5 Abs.1 GG). Damit ist die Aufgabenstellung der Bibliotheken in der Verfassung abgesichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Bibliothek ist Artikel 6 Abs.1 lit.e DSGVO (Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der HSU / UniBw H übertragen wurde), in Verbindung mit (i.V.m.) § 111 Abs.1 und 4 HmbHG (Personenbezogene Daten):

(1) Die Hochschulen dürfen diejenigen personenbezogenen Daten von (…) Nutzerinnen und Nutzern von Hochschuleinrichtungen verarbeiten, die für die (…) Nutzung von Hochschuleinrichtungen (…) erforderlich sind.

(…)

(4) Die Hochschulen (…) dürfen personenbezogene Daten ihrer Mitglieder, Ange­hörigen, Nutzerinnen und Nutzer im automatisierten Verfahren verarbeiten, soweit dies erforderlich ist zur Erstellung einer einheitlichen Benutzerkennung für von ihnen betriebene automatisierte Verfahren, Aktualisierung von Kommunikations- und Statusangaben sowie Einrichtung eines Kontos für elektronische Post. (…)

i.V.m. § 16 der Benutzungsordnung für die Universitätsbibliothek der HSU / UniBw H: „Diese Benutzungsordnung regelt die Beziehung zwischen allen Benutzern und der Bibliothek öffentlich-rechtlich.“

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Das Hosting des von der UB HSU/UniBw H genutzten lokalen Bibliothekssystems (LBS) wird durch einen Auftragsverarbeiter vorgenommen. Hierzu gibt es eine vertragliche Vereinbarung. Der Auftragsverarbeiter ist der LBS-Applikation Service Provider ASP-Dienst der VZG (Verbundzentrale des Gemein­samen Bibliotheksverbundes).

Der Bibliotheksverbund, dessen Verbundzentrale das „Hosting“ leistet, ist per Verwal­tungsabkommen organisiert. Die Teilnehmer dieses Bibliotheksverbunds arbeiten bei der Automation der wissenschaftlichen Bibliotheken in staatlicher Trägerschaft zusammen. Aufgaben neben anderen sind, mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung die Katalogisierung, den Nachweis und die Nutzung (Fernleihe) aller Bestände der beteiligten Bibliotheken zu ermöglichen und einen automatisierten Zentralkatalog verfügbar zu machen.

Außer an den Auftragsverarbeiter findet keine Weitergabe von Nutzerdaten statt.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation:

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

8. Speicherdauer:

Anträge auf Zulassung zur Benutzung von HSU-externen Personen werden 3 Jahre aufbewahrt (Dauer der (ersten) Mitgliedschaft).

Daten von Studierenden und Mitarbeiter*innen der HSU / UniBw H werden für die Dauer des Studiums bzw. Dienst-/Arbeitsverhältnisses gespeichert. Bei Verlassen der HSU/UniBw H wird das Bibliothekskonto gelöscht.

Prozessdaten im Rahmen des Bibliotheksbetriebs werden innerhalb eines halben Jahres gelöscht, sobald sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie also Ihre Nutzung der Dienste der UB HSU/UniBw H einstellen und keine Prozesse mehr offen sind, z.B. Ausleihe, Schadensersatz oder Verwaltungs­vollstreckung.

9. Betroffenenrechte:

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Aufsichtsbehörde ist die bzw. der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn.

10. Widerrufsrecht bei Einwilligung:

Nicht anwendbar, da die Verarbeitung Ihrer Daten nicht auf einer Einwilligung beruht.

11. Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und Folgen einer Nichtbereitstellung:

Es gibt keine rechtliche Verpflichtung, Ihre Daten an die UB HSU/UniBw H zu geben, aber ohne diese Daten können Sie die Dienste der UB nicht in Anspruch nehmen.

12. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung:

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung.